Wenn eine ausländische Fachkraft in Ihr Unternehmen in China eintritt, sind ihre ersten Wochen voller ungewohnter Logistik – und einer der am meisten übersehenen Punkte ist der Gesundheitscheck beim Onboarding von Expats. Diesen einen Schritt richtig zu machen, erledigt gleich drei Aufgaben: Er hält Sie konform mit den Visum- und Aufenthaltserlaubnisregeln, er verschafft Ihrer neuen Fachkraft eine saubere Ausgangsbasis, bevor ihre Leistungen aktiv werden, und er signalisiert der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter, dass für ihr bzw. sein Wohlbefinden gesorgt ist. Bei HealthBridge planen und koordinieren wir diese Onboarding-Untersuchungen für HR-Teams und Arbeitgeber, damit die neue Fachkraft sich nie allein durch ein chinesisches Krankenhaus kämpfen muss.
Dieser Leitfaden behandelt, was Arbeitgeber beim Eintritt einer ausländischen Fachkraft organisieren sollten: die Compliance-Grundlagen, wie die Versicherung hineinspielt und wie sich der gesamte Prozess reibungslos gestalten lässt. Dabei sind wir ein Check-up-Planungsdienst – kein medizinischer Anbieter –, daher sollte alles Klinische mit dem Krankenhaus oder Arzt bestätigt werden, der die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter tatsächlich untersucht.
Warum ein Onboarding-Gesundheitscheck für neue Expat-Mitarbeiter wichtig ist
Compliance, Aufenthaltserlaubnis und Arbeitsvisum
In den meisten chinesischen Städten benötigt eine ausländische Staatsangehörige bzw. ein ausländischer Staatsangehöriger, die bzw. der eine Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis beantragt, ein Gesundheitszeugnis, das von einem designierten Krankenhaus oder internationalen Gesundheitszentrum ausgestellt wurde. Die genauen Anforderungen variieren je nach Stadt und Herkunftsland der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters – gehen Sie also nicht davon aus, dass eine Checkliste für alle passt. Bestätigen Sie, welche Einrichtung zur Ausstellung des Zeugnisses berechtigt ist, welche Formulare sie verlangt und wie lange das Ergebnis gültig bleibt, bevor das Antragsfenster schließt. Dies anfangs falsch zu machen, kann ein Startdatum um Wochen verzögern.
Eine Ausgangsbasis, bevor die Leistungen aktiv werden
Ein Onboarding-Check-up ist auch eine praktische Ausgangsbasis. Er verschafft der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter eine Aufzeichnung ihrer bzw. seiner wichtigsten Kennwerte, bevor die betriebliche Versicherung vollständig aktiv wird, was spätere Leistungsanträge und Verlängerungen sauberer macht. Geht aus dem Screening eine Nachsorge oder eine Facharztüberweisung hervor, möchten Sie, dass dies früh auffällt – nicht erst sechs Monate später entdeckt wird. Die Aufzeichnung gibt der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter zudem einen Bezugspunkt, wenn sie bzw. er zum ersten jährlichen Check-up übergeht.
Was ein Onboarding-Check-up abdecken sollte
Das Kernpanel
Ein Standard-Onboarding-Screening umfasst in der Regel eine körperliche Untersuchung, Bluttests, einen Urintest, eine Röntgenaufnahme des Brustkorbs, ein EKG und die Erhebung der Krankengeschichte. Das Krankenhaus legt sein eigenes Panel fest, und was für das Visumszeugnis erforderlich ist, kann sich von dem unterscheiden, was als Ausgangsbasis nützlich ist. Wir helfen Ihnen, beides zu trennen, damit die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter das bekommt, was die Compliance verlangt, ohne unnötige Zusätze. Die meisten dieser Kernpunkte lassen sich in der Regel an einem einzigen Vormittag erledigen.
Zusätze, die je nach Rolle und Stadt sinnvoll sind
Über das Minimum hinaus ergänzen viele Arbeitgeber Posten, die zur Rolle oder Region passen: Leberfunktions- und Hepatitis-Screening für Rollen im Gastronomie- oder Gesundheitsbereich, Sehtests für bildschirmintensive Arbeit oder erweiterte Panels für Führungskräfte. Die Kosten sind nicht fest – sie variieren je nach Krankenhausklasse und Stadt. Einen Eindruck davon, wie sich die Preise zwischen Einrichtungen unterscheiden, bietet unser Kostenvergleich für medizinische Leistungen in China. Wir empfehlen, die Zusätze vor der Buchung festzulegen, damit das Krankenhaus eine klare Summe nennt statt einer Reihe von Überraschungen.
Versicherungsabstimmung während des Onboardings
Direkte Abrechnung vs. Selbstzahlen und Erstattung
Bestätigen Sie vor der Buchung, wie das Screening bezahlt wird. Manche Firmenversicherungen und Krankenhäuser unterstützen die direkte Abrechnung, bei der die Einrichtung die Versicherung in Rechnung stellt; andere funktionieren nach dem Prinzip Selbstzahlen und Erstattung, bei dem der Arbeitgeber oder die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter vorab zahlt und Quittungen einreicht. Zu wissen, welcher Fall gilt, vermeidet eine Überraschung am Empfang am ersten Tag der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters in der Klinik.
Deckungslücken früh schließen
Das Onboarding ist auch der Moment zu prüfen, ob die Police der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters Vorsorgeuntersuchungen überhaupt abdeckt und ob das gewählte Krankenhaus im Netzwerk liegt. Befindet sich eine neue Fachkraft noch in der Reiseversicherung oder in einem Heimatlandplan, kann zwischen der Ankunft und der vollständigen Firmendeckung eine Lücke bestehen. Dies früh zu erkennen – und eine kurzfristige Überbrückung einzurichten – ist weitaus günstiger, als später einen nicht gedeckten Anspruch zu bearbeiten. Es erspart der HR-Abteilung zudem ein unangenehmes Gespräch mit einer neuen Fachkraft, die am Zahlungsschalter steht.
So gestalten Sie das Onboarding für die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter reibungslos
Geben Sie eine klare, englischsprachige Wegbeschreibung
Der größte Reibungspunkt ist Sprach- und Ablaufverwirrung. Geben Sie der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter eine kurze, schriftliche Wegbeschreibung: wohin sie bzw. er gehen muss, was mitzubringen ist, ob Nüchternheit erforderlich ist und wie lange die Ergebnisse dauern. Eine Checkliste auf Englisch beseitigt den Großteil der Unsicherheit und verhindert außerdem, dass die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter in der falschen Einrichtung erscheint oder eine Nüchternanforderung übersieht. Sagen Sie ihr bzw. ihm, sie bzw. er soll mitbringen:
- Reisepass und Aufenthaltserlaubnis- oder Visumsunterlagen
- Etwaige frühere medizinische Unterlagen oder Medikamentenlisten, möglichst übersetzt
- Ihre Versicherungskarte und die Zahlungsanweisungen des Arbeitgebers
Reist die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter im Rahmen einer Kurzaufenthalts- oder Medizineinreise-Regelung an, ist unsere Medizinvisum-Checkliste eine nützliche Ergänzung für die benötigten Unterlagen.
In einen längerfristigen Leistungsplan einbauen
Ein Onboarding-Check-up funktioniert am besten als erster Schritt eines umfassenderen Leistungsplans, nicht als einmaliges Abhaken. Wir helfen HR-Teams, das ganze Jahr zu kartieren: Onboarding-Screening jetzt, ein jährlicher Check-up später und Gruppenscreenings, wenn Sie eine ganze Kohorte an Bord holen. Wie andere Organisationen dies strukturieren, sehen Sie in unseren Fallstudien.
Lassen Sie uns den Plan um Ihr Team herum aufbauen
Jede Stadt, Police und Rolle verändert die Details – das Nützlichste, was Sie tun können, ist also, uns Ihre Situation zu schildern. Teilen Sie uns mit, wo Ihre neuen Fachkräfte ansässig sind, in welcher Visumsphase sie sich befinden und welche Versicherung sie haben – und wir kartieren die Einrichtungen, das erforderliche Panel und den Zeitplan, damit das Onboarding eine Sorge weniger auf Ihrem Tisch ist. Nehmen Sie Kontakt zu HealthBridge auf, und wir bauen einen Check-up- und Leistungsplan um Ihr Team herum.